Hinweisgebersystem auf der Website: Pflicht ab 50 Beschäftigten erklärt
Was das HinSchG verlangt und wie Meldungen sicher und anonym eingehen
Was gilt
Ein Hinweisgebersystem auf der Website ist für viele Arbeitgeber keine Kür, sondern Pflicht. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verlangt, dass Beschäftigungsgeber eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. An diese Stelle können sich Beschäftigte wenden, wenn sie Hinweise auf Verstöße haben, zum Beispiel gegen Gesetze oder interne Regeln.
Das Gesetz schreibt nicht vor, dass die Meldestelle digital sein muss. In der Praxis ist ein geschütztes Online-Formular aber der einfachste Weg, Meldungen vertraulich und jederzeit entgegenzunehmen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: Oktober 2026.
Ab wann und für wen
Nach § 12 HinSchG gilt die Pflicht für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für einige Branchen der Finanzwirtschaft gilt sie unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.
Für Gemeinden, Gemeindeverbände und ihre Unternehmen gilt eine Besonderheit. Hier richtet sich die Pflicht nach dem jeweiligen Landesrecht. Die Länder haben dazu eigene Schwellen festgelegt, die sich teils an der Einwohnerzahl orientieren. Kommunen sollten daher prüfen, was in ihrem Bundesland gilt.
Was bei Verstößen droht
Wer nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, handelt ordnungswidrig. Laut § 40 HinSchG kann dafür eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro verhängt werden. Für andere Verstöße, etwa das Behindern einer Meldung oder Repressalien gegen Hinweisgeber, sieht das Gesetz höhere Bußgelder vor.
Selbstcheck: Ist Ihr Hinweisgebersystem auf der Website bereit?
- Beschäftigen Sie regelmäßig mindestens 50 Personen, oder gilt für Ihre Kommune eine Landesregel?
- Gibt es eine benannte interne Meldestelle mit klarer Zuständigkeit?
- Können Hinweise vertraulich und auf Wunsch auch ohne Namensnennung eingehen?
- Ist der Meldeweg für Beschäftigte leicht zu finden, etwa auf der Website oder im Intranet?
- Ist geklärt, wer Meldungen bearbeitet und wie Eingangsbestätigung und Rückmeldung erfolgen?
Umsetzung in fünf Schritten
- Zuständigkeit festlegen: eine Person oder externe Stelle als interne Meldestelle benennen.
- Meldeweg auswählen: ein geschütztes Online-Formular, das vertrauliche und anonyme Meldungen erlaubt.
- Formular einbinden: wir integrieren das Whistleblower-Formular von BKP Compliance im Design Ihrer Website, mit verschlüsselter Übertragung.
- Auffindbar machen: den Meldeweg verlinken, etwa im Footer, auf der Karriereseite oder in der Mitarbeiterinformation.
- Ablauf dokumentieren: Bearbeitung, Fristen für Rückmeldungen und Aufbewahrung intern festhalten.
Weitere Informationen für Kommunen finden Sie unter Städte und Gemeinden, für Verbände unter Verbände, Ketten und Gruppen.
Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem
Ab wie vielen Beschäftigten brauche ich ein Hinweisgebersystem?
Nach § 12 HinSchG in der Regel ab 50 Beschäftigten. Für Gemeinden und ihre Unternehmen gilt das jeweilige Landesrecht.
Muss das Hinweisgebersystem auf der Website sein?
Nein, das Gesetz schreibt keinen bestimmten Kanal vor. Ein geschütztes Online-Formular ist aber der einfachste Weg, Meldungen jederzeit und vertraulich anzunehmen.
Können Hinweise anonym abgegeben werden?
Mit dem Whistleblower-Formular ja. Hinweisgeber können wählen, ob sie ihren Namen nennen oder anonym bleiben.
Was kostet es, keine Meldestelle einzurichten?
Wer keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, riskiert laut § 40 HinSchG eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro.
Ihr Meldeweg, sicher eingebunden
Sie möchten ein Hinweisgebersystem auf der Website einrichten? Wir binden das Whistleblower-Formular in Ihre Seite ein und beraten Sie zur Platzierung. Schreiben Sie uns an info@data-factory.net, rufen Sie uns unter 08431 64739-0 an, nutzen Sie unser Kontaktformular oder buchen Sie direkt einen Termin online.