Die Organisation von Veranstaltungen ist im Kleinen wie im Großen immer wieder eine Herausforderung. Schließlich gibt es sehr viel zu bedenken, zu beachten und zu managen. Da ist jede Unterstützung und Erleichterung gerade recht. Genau die bieten wir Ihnen mit unserer Cloudlösung pretix.
pretix ist ein Ticketsystem, bei dem die Funktionen keine Wünsche offen lassen. Der Ticketverkauf für Veranstaltungen lässt sich damit von A bis Z organisieren und individualisieren. Das gilt nicht nur für kostenpflichtige Veranstaltungen – auch kostenlose Veranstaltungen profitieren von einer Organisation via pretix.
Bequem die Daten abfragen, die Sie brauchen
Denn wenn die Teilnehmer an einer Veranstaltung im Vorfeld ein kostenloses Ticket erwerben, lassen sich viele nützliche Informationen erfragen, die für die weitere Planung wichtig sind. Das beginnt bei der Kontrolle der Teilnehmerzahl, geht über zur stärkeren Verpflichtung der Besteller zur Teilnahme und endet ganz praktisch beispielsweise in einer Liste von Kontaktdaten der angemeldeten Personen, die dann bei Änderungen direkt kontaktiert werden können.
Die Abfrage von Kontaktdaten kann dabei ganz individualisiert erfolgen. Manche Veranstaltungen verlangen vielleicht nach einer Telefonnummer, andere nach einer Firmenadresse. Die Angabe des Namens macht jede Eintrittskarte personalisierbar und bietet die Möglichkeit Namensschilder für größere Veranstaltungen vorzubereiten. Auch spezielle Zusatzfelder sind für jede Veranstaltung konfigurierbar. Am Ende lassen sich dann beispielsweise bei Workshops ganz praktisch Teilnahmebestätigungen erstellen.
Gut integriert ist schon halb organisiert
Für regelmäßige Teilnehmer gibt es auch die praktische Möglichkeit, alle Information nur einmal hinterlegen zu müssen, indem sie sich mit einem Kundenkonto registrieren. Ansonsten klappt der Ticketerwerb auch als Gast. Als Basis-Identifikation dient immer die jeweilige Mailadresse. Diese zu erfragen, ergibt aber nicht nur wegen des digitalen Versands der Eintrittskarte Sinn, sondern auch aus marketingtechnischen Gründen.
Denn in pretix lassen sich auch Newslettertools integrieren. Damit kann dann eine Abfrage mittels Häkchen erfolgen, ob der jeweilige Teilnehmer mehr Informationen zu zukünftigen Veranstaltungen wünscht. Wenn ja, wird er sogleich in den Newsletterverteiler aufgenommen. Und Sie erhalten das Potenzial, die Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen ab sofort regelmäßig zu kontaktieren und so immer gleich die richtige Zielgruppe für weitere Veranstaltungen anzusprechen. Zudem kann pretix auch passend in Ihre Webseite integriert werden.
Unser Service für Sie
Die Integration des Newslettertools und die Ersteinrichtung für Sie als Veranstalter erledigen wir für Sie. Wir erstellen auch gerne Ihre erste Veranstaltung und entsprechende Ticketvorlagen. Damit Sie das System aber langfristig nutzen können, zeigen wir Ihnen alle wichtigen Funktionen in einer entsprechenden Schulung. Und wir betten die informativen Darstellungen Ihrer Veranstaltungen mit Anzeigen zum Status (Buchbar, Ausgebucht, Abgesagt, Anzahl der verfügbaren Restplätze, …) gerne in Ihre Webseite oder einen extra Kalender ein.
Ablauf des Veranstaltungsmanagements mit pretix
Ihre Teilnehmer erwerben ein Ticket via pretix. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ist dabei unter anderem die Bezahlung via Paypal, Kreditkarte oder SEPA möglich. Die Eintrittkarte mit einem QR-Code, Informationen zur Veranstaltung und ggf. Informationen zum Teilnehmer selbst erhalten sie via Mail mit Link und als PDF. Auch ein automatisierter Versand per Post ist möglich. Das kann dann je nach Präferenz ausgedruckt oder im Handy Wallet gespeichert werden.
Für das Scannen des QR-Codes beim Einlass reicht die digitale Version in jedem Fall völlig aus. Die Einlass- und Auslasskontrolle kann von Ihrer Seite aus mittels pretix-App, PC oder stationärem Scanner erfolgen. Dabei lassen sich die Tickets auch offline scannen, sollte im Veranstaltungsraum keine Datenverbindung nach draußen bestehen. Aber auch klassische, gedruckte Check-In-Listen als ultimatives Back-Up können einfach generiert und gedruckt werden.
Exklusive Vorteile bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
Auch eine Abendkasse lässt sich mittels App oder PC über pretix organisieren. Das Gleiche gilt für Vorverkaufsstellen. Insgesamt erleichtert pretix das Management von kostenpflichtigen Veranstaltungen erheblich.
Bei der Absage einer Veranstaltung sind beispielsweise verschiedene Arten von Rückbuchungen möglich. So lassen sich auch via Gutscheincodes Rabatte auf zukünftige Veranstaltungen gewähren. Sie können zudem verschiedene Pakete oder Zusatzpakete speziell für jeden Termin einer Veranstaltungsreihe einrichten. Und bei Gruppenrabatten sind verschiedene Preisstrukturen umsetzbar.
Nicht nur Tickets, auch Merchandise
Über pretix lassen sich aber nicht nur Tickets verkaufen. So können auch begleitend zur Veranstaltung Gutscheine, begleitende Unterlagen, Bücher, ÖPNV-Tickets, T-Shirts und mehr angeboten werden. Und damit sind wir immer noch am Ende der Möglichkeiten der Veranstaltungsorganisation, die pretix bietet.
So viele Möglichkeiten
Die Erstellung von Wartelisten, die Gestaltung von Sitzplänen (besonders interessant bei Abstands- oder Auffüllregelungen), die Individualisierung des Tickets, das Absage-Management – das alles lässt sich mit pretix bequem verwalten. Auch die Zustimmung zu Teilnahmebedingungen oder Fotoregelungen kann direkt bei der Bestellung abgefragt werden.
Und am Ende erhalten Sie relevante Statistiken zu Ihrer Veranstaltung und können mithilfe der erhobenen Daten produktiv die nächste planen.
Vorteile von pretix für das Veranstaltungsmanagement:
- Vollständige Organisation und Individualisierung des Ticketverkaufs von A bis Z
- Vollumfängliches Absagemanagement
- Möglichkeit zum Verkauf von begleitenden Produkten wie Gutscheinen, Unterlagen oder T-Shirts
- Auch kostenlose Veranstaltungen profitieren von der Organisation via pretix
Praktische Abfrage von Informationen
- Direkte Einholung der Zustimmung zu Teilnahmebedingungen oder Fotoregelungen
- Erfragung von nützlichen Informationen im Vorfeld, wie Kontaktdaten und Teilnehmerzahl
- Individualisierte Abfrage von Kontaktdaten, einschließlich spezieller Zusatzfelder
- Personalisierbare Eintrittskarten, inklusive Namensschilder für größere Veranstaltungen
- Möglichkeit, Teilnahmebestätigungen zu erstellen
- Registrierung mit einem Kundenkonto für regelmäßige Teilnehmer
Unser Service für Sie
- Integration von Newslettertools zur Kontaktaufnahme mit Teilnehmern
- Erstellung der ersten Veranstaltung und Ticketvorlagen durch uns
- Schulungen zur Nutzung aller wichtigen Funktionen von pretix
- Einbettung von Veranstaltungsinformationen auf der eigenen Webseite oder einem extra Kalender
Ablauf der Veranstaltung mit pretix
- Eintrittskarte mit QR-Code und Informationen zur Veranstaltung als PDF per Mail oder automatisiertem Versand per Post
- Einlass- und Auslasskontrolle mittels pretix-App, PC oder stationärem Scanner
- Offline-Scannen von Tickets
- Generierung und Druck von Check-In-Listen als Backup
- Organisation von Abendkassen und Vorverkaufsstellen mittels pretix
Features für kostenpflichtige Veranstaltungen
- Bezahlung via Paypal, Kreditkarte oder SEPA bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
- Möglichkeit von Rückbuchungen bei Absage von Veranstaltungen
- Gewährung von Rabatten für zukünftige Veranstaltungen mittels Gutscheincodes
- Einrichtung von verschiedenen Paketen oder Zusatzpaketen für jeden Termin einer Veranstaltungsreihe